【初心者向け】ChatGPT活用術まとめ！新入社員が明日から使える時短テクニック

新入社員として慣れない業務に追われる毎日。

ChatGPTを初めて使う人でも、メール作成や資料準備、日報作成など“雑務”を一気に効率化し、本来の業務に集中できます。

本記事では、初心者でもすぐに試せる具体的なプロンプト例と、その後に続くChatGPTの回答例、さらに活用のコツやよくある質問、NG行動まで幅広く解説し、明日から使える時短テクニックを網羅します。

ChatGPTを新入社員が使うべき理由

時短効果と生産性向上

プロンプト例：
昨日の業務内容を踏まえて、今日やるべき優先タスクを3つ挙げてください。

回答例：

• 顧客Aへの見積書送付（締切：本日17時）
• 今週の営業会議資料作成（ドラフト提出：本日中）
• 先週分の日報まとめと上司への共有

このプロンプトは「何を優先すべきか」を明確にすることで、一日の計画を効率化します。

活用事例：営業部の高木さんは、毎朝このプロンプトで優先タスクを確認し、業務の抜け漏れが激減しました。

注意点と社内ルールとの整合

プロンプト例：
社内情報を扱う際の注意点を5点挙げてください。

回答例：

• 社外秘ファイルはパスワード保護すること
• メール送信前に宛先を必ずダブルチェック
• クラウド共有時は閲覧権限を必要最小限に設定
• 個人情報は匿名化して扱う
• チャットツールで機密情報をやり取りしない

本プロンプトで社内ルールを再確認し、情報漏えいリスクを低減します。

活用事例：総務の佐藤さんは、月初にチーム全員にこのリスクチェックを共有し、誤送信事故がゼロになりました。

仕事で役立つChatGPTプロンプト集

メール作成

件名＆挨拶文の自動生成

プロンプト例：
新規取引先への初回挨拶メールの件名と冒頭3文をビジネスフォーマルなトーンで作成してください。

回答例：

件名：
【ご挨拶】○○株式会社　新規営業担当の高木と申します

本文：
はじめまして。○○株式会社 営業部の高木と申します。

この度は貴社の製品・サービスに大変興味を持ち、ご連絡差し上げました。

今後のご提案機会をいただけますと幸いです。

活用事例：マーケチームの井上さんは、このテンプレートで返信率が20％アップしました。

本文構成とトーンの調整

プロンプト例：
以下の要点を簡潔に盛り込んだ確認メールの本文を作ってください：
– 来週のミーティング日程調整
– 議題案の共有
– 回答期限は金曜午後

回答例：

お世話になっております。○○株式会社の高木です。

来週のミーティング日程についてご調整をお願い申し上げます。

【候補日時】
6/2（火）14:00～
6/3（水）11:00～

また、当日の議題案として以下をご共有いたします。

1. 市場調査報告
2. 今後のプロジェクトスケジュール
3. 費用見積もり

恐れ入りますが、ご都合のほど金曜午後までにご返信いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

活用事例：経営企画部の鈴木さんは、このフォーマットで社内承認がスムーズになりました。

資料・レポート作成

アウトライン作成プロンプト

プロンプト例：
『市場調査レポート：自社製品の競合分析』の見出し（H2,H3）を5つずつ提案してください。

回答例：

H2候補：
1. 調査概要
2. 競合企業選定基準
3. 主要競合Aの製品分析
4. 競合比較表
5. 結論と提言

H3候補（調査概要の下）：
1. 調査目的
2. 調査期間・方法
3. 対象市場
4. データ収集手法
5. 分析範囲

活用事例：商品企画部の山田さんは、本プロンプトでレポート作成時間を半分に短縮しました。

要点だけを要約するテクニック

プロンプト例：
以下の長文を200字以内で要約してください：（本文を貼り付ける）

回答例：

本レポートは、自社製品と主要競合A社製品の機能・価格・サポート体制を比較分析した。結果、コストパフォーマンスでは自社が優位だが、サポート速度でA社に遅れがあるため、改善提案としてサポート強化を推奨する。

活用事例：調査チームの田中さんは、上司への迅速報告に活用しています。

表の自動生成プロンプト

プロンプト例：
以下のデータを表で表示してください：
項目,数値A,数値B
売上,100,120
予算,80,90

回答例：

項目	数値A	数値B
売上	100	120
予算	80	90

活用事例：経理部の小林さんは、月次報告書作成で重宝しています。

グラフ作成のためのデータ整形・可視化プロンプト

プロンプト例：
次の売上データを折れ線グラフにするためのCSV形式に整形してください：
1月,100
2月,120
3月,150

回答例：

月,売上
1月,100
2月,120
3月,150

活用事例：マーケ分析の佐々木さんが、即座にグラフ作成する際に利用しています。

日報・週報の自動要約

定型フォーマット化のコツ

プロンプト例：
以下の業務報告を『本日の成果／課題／明日の予定』のフォーマットでまとめてください：（業務報告本文）

回答例：

• 本日の成果：
  顧客Bへの提案書作成完了
  社内ミーティングの司会進行実施
• 課題：
  資料のデザイン調整に時間を要した
• 明日の予定：
  デザイン最終チェック
  大口取引先へのフォローコール

活用事例：人事部の松本さんは、週報の提出時間が平均10分短縮されました。

スケジュール管理とリマインダー

会議議事録からタスク抽出

プロンプト例：
この議事録から『誰が何をいつまでに』の形式でタスク一覧を作成してください：（議事録を載せる）

回答例：

• 高木：見積書送付（5/14）
• 佐藤：市場調査データ提出（5/20）
• 鈴木：次回ミーティング設定（5/16）

活用事例：PMの長谷川さんは、プロジェクトの遅延防止に役立てています。

ToDoリストの自動生成

プロンプト例：
次のタスクを優先度ごとに並べ替えてToDoリスト形式で作成してください：
– 資料作成
– メール返信
– 上司へのレポート提出

回答例：
1. 上司へのレポート提出
2. 資料作成
3. メール返信

活用事例：新人の田辺さんは、毎朝このToDoリストを確認して行動しています。

導入のポイントと運用フロー

社内展開のステップ

プロンプト例：
ChatGPT利用ガイドを新入社員向けに3ステップでマニュアル化してください。

回答例：

1. アカウント発行＆初期設定
2. 標準プロンプト集の紹介
3. 日常業務での活用事例共有

利用ガイドラインとセキュリティ注意点

プロンプト例：
社外秘情報を含まないサンプル業務データを作成する方法を教えてください。

回答例：

• 仮名を使用する
• 実在するデータは置き換える
• データ範囲を限定する
• アクセス権限を明示する

よくある質問（FAQ）

Q. 無料プランでもどこまで使えますか？

A. ChatGPT無料プランでは月間利用回数に制限がありますが、基本的なプロンプトや要約機能は問題なく利用できます。
頻繁に使う場合はプロプランを検討しましょう。

 

Q. 機密情報を入力しても安全ですか？

A. 公開範囲を設定できないため、社外秘情報は避け、サンプルデータで練習するのがおすすめです。

 

Q. 回答が曖昧なときの対処法は？

A. 「具体的に」「箇条書きで」など、プロンプトに指示を追加して再リクエストしましょう。

 

Q. モバイルでも使えますか？

A. ブラウザ版・専用アプリ版ともに利用可能です。
画面が小さい場合は、PC版を推奨します。

 

Q. API連携は初心者でもできますか？

A. プログラミングの知識が少し必要ですが、公式ドキュメントを参考にすれば段階的に学べます。

NG行動＆改善ポイント

• 曖昧すぎるプロンプト：→ 指示が明確なほど精度が上がるので、目的・形式・制限を具体的に書きましょう。
• 回答をそのままコピー：→ 必ず人間の視点でチェックし、誤字や事実確認を行いましょう。
• 過度な依存：→ 時には自力で考える時間を確保し、AIと人間の役割分担を意識しましょう。
• 社内共有せずに個人利用：→ チームでテンプレートを整備し、ナレッジを共有すると全体の効率がアップします。

まとめ＆ステップアップ術

継続的な学習法

プロンプト例：
ChatGPT活用の上級テクニックを3つ挙げ、学習方法を教えてください。

回答例：

• カスタムプロンプト作成：自社業務向けにテンプレート化
• スクリプト連携による自動化：ZapierやMakeで業務フローを自動化
• API活用で社内ツール連携：社内DBやCMSと連携して一歩進んだ活用

上司への活用報告例

プロンプト例：
上司に『ChatGPT導入後の成果』を報告するメール文を作成してください。

回答例：

件名：【ご報告】ChatGPT活用による業務改善
本文：お疲れ様です。営業部の高木です。

ChatGPTを導入した結果、以下の成果を得ました。

• メール作成時間が30%短縮
• 週報作成工数が50%削減
• 定例会議の議事録要約が自動化

今後も活用を継続し、さらなる効率化を図ります。

何かご質問やご要望がありましたらお知らせください。

まとめ

• ChatGPTは新入社員の“雑務”を大幅に効率化し、本来の業務に集中できるようにサポートします。
• 【メール作成】件名や挨拶文の自動生成、確認メール作成でコミュニケーションをスピードアップ。
• 【資料・レポート】アウトライン作成から要約、表・CSV・グラフ整形まで一気通貫で時短。
• 【日報・週報】定型フォーマット化で毎日の報告がラクに。ToDoリストやタスク抽出もおまかせ。
• 【運用フロー】社内展開のステップ＆ガイドラインを整備し、チーム全体でナレッジを共有。
• 追加のFAQやNG行動をチェックすることで、誤用を防ぎつつ安全に利用可能。

まずは本記事の具体的プロンプトを試しながら、慣れてきたら上級テクニックやAPI連携にもチャレンジしましょう。